Provisionen in Echtzeit einsehen und verarbeiten
In den meisten vertrieblich orientieren Unternehmen ist es heutzutage üblich, den Vertriebsmitarbeitern als Ansporn oder Belohnung für erfolgreiche Abschlüsse eine Zusatzvergütung zu gewähren: die Provision. Hierbei erhält der Mitarbeiter einen festgelegten Anteil am durch ihn erzielten Umsatz oder einen bestimmten Betrag je erfolgreich vermittelten Auftrag.
Unser Fakturex-System ist natürlich auch für diesen Fall bestens aufgestellt. Es bietet neben den Bereichen Angebots-/ Rechnungserstellung und Mahnwesen auch alle nötigen Funktionen zum Berechnen und Ausschütten von Provisionen in den verschiedensten Fällen und Konstellationen an.
Diese Funktionen bietet Ihnen das Modul "Provisionen"
- Provisionsberechnung in Echtzeit
Täglich einsehbar und bearbeitbar - Provisionsabrechnung automatisch per E-Mail verschicken
Der bei der Erstellung einer Provisionsabrechnung generierte Abrechnungsbeleg wird automatisch als PDF per E-Mail an den Provisionsempfänger versendet - Mehrstufiges Provisionsstrukturen
Mehrere Benutzer können gleichzeitig als Provisionsempfänger mit unterschiedlichen Beträgen bei einem Kunden berücksichtigt werden - Behandlung von verschiedenen Arten von Provisionsempfängern
Angestellte, freie Mitarbeiter mit und ohne Umsatzsteuerabzugsberechtigung - Formeln für eine dynamische Provisionsberechnung
Tragen Sie eine Berechnungsformel ein, durch die Sie die Art und Weise der Provisionsgewährung bei einem Artikel/einer Dienstleistung abweichend vom Standard genau bestimmen - Individuelle Felder für die Provisionszuordnung
Die Inhalte von sogenannten Zusatzfeldern können beispielsweise als Bestandteil für individuelle Provisionsberechnungsverfahren bei Benutzern dienen, falls es sich um Zahlenfelder handelt - Einbindung von Plug-Ins
Falls Sie eine Speziallösung benötigen, die bisher mit den im System bestehenden Mitteln nicht zu verwirklichen ist, so kann durch die Programmierung und Bereitstellung eines kleinen Zusatzmoduls eine Erweiterung nach Ihren Vorstellungen durchgeführt werden.
Die Grundlagen zur Verwendung des Provisionsmoduls
Für die Gewährung von Provisionen werden in Fakturex zwei Grundfragen unterschieden:
1. Auf welche Artikel/Dienstleistungen wird überhaupt Provision gewährt?
2. Welcher Benutzer ist überhaupt provisionsberechtigt?
Zuerst legen Sie also fest, beim Verkauf welcher Artikeln/Dienstleistungen Sie überhaupt Provisionen ausschütten wollen. Standardmäßig können Sie zwischen zwei Provisionsarten auswählen:
- Prozentuale Provision am Umsatz
- Fixe Provision pro Einheit
Alle Angaben, welche Sie hinsichtlich der Provisionsberechnung bei einem Artikel gemacht haben, können jedes Mal bei Bedarf individuell geändert werden, wenn der Artikel als Position in einem Beleg aufgenommen wird.
Als nächstes stellen Sie ein, welcher Benutzer bei welchen Kunden Provision erhalten soll. Dies wird bei jedem Kundendatensatz einzeln festgelegt. Hierbei spielt die Angabe des sogenannten Provisionsfaktors eine wichtige Rolle. Durch ihn können Sie exakt steuern, welchen Anteil am Umsatz / an der Fixprovision pro Einheit der Provisionsempfänger nun tatsächlich erhält. Eine dynamische Provisionsberechnung mit Hilfe einer vordefinierten Formel kann dabei ebenfalls eingesetzt werden.
Praxisbewährte Grundprinzipien für die Berechnung von Provisionen in Fakturex
Für die Einrichtung eines Provisionssystems haben sich in Fakturex zwei grundlegende Herangehensweisen entwickelt, die sich in der Praxis bewährt haben. Je nach Unternehmensart und -anforderungen ist natürlich eine flexible Mischung beider Prinzipien anwendbar.
1. Herangehensweise bei einer "flachen" Provisionsstruktur
Diese Methode empfiehlt sich, wenn z. B. jeder Kunde einem festen Betreuer zugeordnet ist. Dieser Betreuer ist auch der einzige Benutzer, welcher bei einem ihm zugeteilten Kunden provisionsberechtigt ist. Um diese Art von Struktur am besten handhaben zu können, bestimmen Sie nur direkt in den Artikelstammdaten, wieviel Prozent des mit einem ihm erzielten Umsatzes für den Betreuer/Benutzer ausgeschüttet werden sollen.
2. Herangehensweise bei mehrfachen Betreuerzuteilungen
Diese Methode empfiehlt sich, wenn z. B. einem Kunden auch mehrere Betreuer zugeteilt werden. Die Betreuer sind dabei in verschiedene Stufen aufgeteilt, wie Erst-/ oder Zweitbetreuer. Die Höhe der Provision soll sich aber bei den beiden Betreuern unterscheiden. Um diese Art von Struktur am besten handhaben zu können, bestimmen Sie zuerst in den Artikelstammdaten, wieviel Prozent des mit ihm erzielten Umsatzes in die Provisionsberechnung einfließen. Tragen Sie dabei "100 %" ein. Dies sagt jedoch nicht aus, dass ein Verkäufer jedes Mal 100 % des Umsatzes zusätzlich als Provision erhält, sondern nur, dass 100 % des Umsatzes grundsätzlich als Basis für die Provisionsberechnung verwendet werden. Die exakte Höhe des Anteils am Umsatz, den der Benutzer tatsächlich als Provision erhält, bestimmen Sie anschließend mit der Provisionsfaktorangabe, wenn Sie den Kundendatensatz einem Betreuer zuteilen.
Abbildung mehrstufiger Provisionsmodelle
In Fakturex können auch mehrstufige Provisionsstrukturen angelegt werden. Ein klassisches Beispiel hierfür stellt die Beziehung zwischen Teamleiter und Vertriebsmitarbeiter dar. Jedes Mal, wenn ein Vertriebsmitarbeiter Umsatz generiert, soll auch sein Teamleiter zu einem gewissen Teil davon profitieren. Ebenfalls können weitere/mehrere Benutzer auf diese Weise verbunden werden, um an den Erfolgen eines Teammitglieds teilzuhaben.
Handelsvertreter/Vertriebspartner oder angestellte Mitarbeiter
Bei der Provisionsausschüttung können in Fakturex drei Arten von Benutzern/Provisionsempfängern unterscheiden werden:
- Der Angestellte mit Gehaltsabrechnung über die Lohnbuchhaltung
Damit diese Benutzer Provisionsempfänger sein können, benötigen sie jeweils einen eigenen Fakturex-Benutzer-Account. Bei ihnen wird die Provisionsabrechnung einfach durch Fakturex erstellt und zur weiteren Verarbeitung an die Lohnbuchhaltung übergeben. - Der freie Mitarbeiter ohne Umsatzsteuerabzugsberechtigung
Es kann sich dabei z. B. um externe Vertriebspartner oder Handelsvertreter/-agenturen handeln. Hier wird die Provisionsabrechnung nicht der Lohnbuchhaltung des eigenen Unternehmens übergeben, sondern dem freien Mitarbeiter. Zur Abrechnung wird automatisch ein Gutschriftsbeleg ausschließlich mit dem Netto-Provisionsbetrag erstellt, der ihm dann separat übermittelt wird. - Der freie Mitarbeiter mit Umsatzsteuerabzugsberechtigung
Es kann sich dabei z. B. um externe Vertriebspartner oder Handelsvertreter/-agenturen handeln. Auch hier wird die Provisionsabrechnung nicht der Lohnbuchhaltung des eigenen Unternehmens übergeben, sondern dem freien Mitarbeiter. Zur Abrechnung wird automatisch ein Gutschriftsbeleg mit zusätzlich berechneter/ausgewiesener Mehrwertsteuer erstellt, der ihm dann separat übermittelt wird.
Provisionskorrekturen bei Stornos leicht gemacht
Muss ein Beleg storniert werden, wird der Ursprungsbeleg in einen Stornobeleg weitergeführt. Tritt dieser Fall ein, so finden Sie für den Umgang mit den aus dem Beleg resultierenden Provisionszahlungen ein entsprechendes Drop-Down-Menü mit verschiedenen Optionen. Mit nur einem Klick legen Sie spielend fest, was geschehen soll:
- Negativprovisionen entsprechend der Position generieren
Alle sich aus der Provisionsstruktur ergebenden Provisionszahlungen auf die Positionen des Belegs werden minusgebucht. Die Korrekturbuchungen werden bei der nächsten Provisionsabrechnung des Empfängers vorgenommen. - Alle Provisionen des Vorgangs stornieren
Alle Provisionen der gesamten "Belegkette" (sämtlichen aus dem Ursprungsbeleg resultierenden Belege, z. B. bei allen aus einem Auftrag resultierenden Rechnungen) werden minusgebucht. - Alle Provisionen dieses einzelnen Belegs stornieren
Nur die Provisionen des ausgewählten Belegs werden storniert. Sollten weitere Belege aus dem Ursprungsbeleg entstanden sein, so werden die aus diesen entstandenen Provisionszahlungen dabei nicht berücksichtigt. - Keine Stornierung von Provisionen
Handelt es ich beim Stornierungsgrund z. B. nicht um das Verschulden der Provisionsempfänger, so können durch die Verwendung dieser Option die Provisionsausschüttungen aus dem Beleg weiterhin gewährt werden.
Neugierig geworden? Dann finden Sie unter diesem Link ein detailliertes Tutorial zu allen Funktionen und Hintergründen der Provisionsabrechnung oder melden Sie sich gleich zur kostenfreien 30-tägigen Testversion an!
