SEPA-Lastschriften im AkquiseManager – neue intelligente Funktionen
Die SEPA-Lastschrift – der schnelle und einfache Weg Geldbeträge einzuziehen
Das SEPA-Verfahren erleichtert seit seiner Einführung in Deutschland im Jahr 2014 den bargeldlosen Zahlungsverkehr bei vielen Gelegenheiten erheblich. Durch den einheitlichen und mit höchsten Sicherheitsstandards versehenen Prozess gilt diese Methode vor allem im Geschäftsbereich als einfache und kosteneffiziente Lösung Geldbeträge einzuziehen.
Auch im AkquiseManager ist die SEPA-Lastschrift daher schon lange ein fester Bestandteil bei der Abwicklung des Zahlungsverkehrs im FAKTUREX-Modul. Die Funktionen diesbezüglich wurden nun nicht nur verbessert, sondern auch deren Umfang um einige intelligente Punkte ergänzt. Die Möglichkeit automatisierte wiederkehrende Abbuchungen anzulegen, sowie den Cashflow durch den geschickten Einsatz von Optionen zum Sammeln und Konsolidieren von Zahlungen so zu steuern, wodurch Sie nebenbei sogar noch Geld sparen, sind nur zwei Beispiele, mit denen Ihnen das System bei der Abwicklung von Lastschriften unterstützend zur Seite steht. Lesen Sie einfach den folgenden Beitrag um weitere nützliche und interessante Informationen rund um die SEPA-Abwicklung im AkquiseManager zu erhalten.
Wo legt man eine SEPA-Lastschrift an?
Der Bereich für die Festlegung von Zahlungseinstellungen hat seine Position gewechselt. War er früher noch Bestandteil der Stammdateneingabemaske, so ist er nun von dort ausgelagert unter einem eigenen Icon in der Stammdatenansicht zu finden.
Nach einem Klick auf das neue Icon gelangen Sie in das erweiterte Eingebfenster für die Zahlungseinstellungen. Hier sehen Sie unter anderem ab jetzt auch einen IBAN-Rechner, der Ihnen nach der Eingabe einer vorher gebräuchlichen Kontonummer, zusammen mit der alten Bankleitzahl, die jetzt verwendete IBAN-Nummer generiert.
Wählen Sie als Zahlart "Lastschrift" aus. Im Anschluss können Sie durch Klick auf "Neues SEPA-Mandat anlegen" das gewünschte Einzugsverfahren festlegen und die Informationen zum Ihnen erteilten SEPA-Mandat eintragen.
Vorteil: Wegen des erweiterten Funktionsumfangs dient die Auslagerung des Eingabebereichs für die Zahlungseinstellungen vor allem der Übersicht, was Ihnen einen angenehmeren Arbeitsablauf gewährleistet.
Die SEPA-Mandatsverwaltung
Eine klare und eindeutige Übersicht bezüglich der SEPA-Mandate eines Kunden erhalten Sie direkt im gleichnamigen Bereich auf der linken Seite der Kundenstammdatenmaske. Hier können Sie nicht nur die wichtigsten Eckdaten wie z.B. Eingangsdatum, die erstmalige Verwendung, sowie die Gültigkeit einsehen, sondern einzelne Mandate auch direkt als widerrufen einstellen.
Welche verschiedenen Lastschriftoptionen bietet der AkquiseManager?
Der AkquiseManager bietet standardmäßig drei verschiedene Lastschriftverfahren zur Verwendung an:
- Die Basislastschrift:
Das SEPA-Basislastschriftverfahren kommt immer dann zum Einsatz, wenn z.B. Privatpersonen als Zahlungspflichtige im Spiel sind.
a)Das SEPA COR1-Verfahren:
Bei dieser SEPA-Lastschrift handelt es sich um ein Verfahren, bei dem der Erstauftrag und die Folgelastschriften mit einer verkürzten Vorlaufzeit bearbeitet werden. Aufträge können einen, statt den üblichen fünf Bankgeschäftstagen vor Fälligkeit noch eingereicht werden. Dieses Verfahren gilt nur innerhalb Deutschlands.
- Die B2B-Firmenlastschrift:
Das wesentliche Merkmal einer SEPA-Firmenlastschrift liegt im Verzicht des Widerspruchsrechts, denn anders als bei der SEPA-Basislastschrift besteht hier nach der Fälligkeit keine Widerspruchsmöglichkeit für den Zahlungspflichtigen.
Sparen Sie sich Transaktionskosten durch eine intelligente Auftragsbündelung!
Der AkquiseManager bietet Ihnen zwei intelligente Optionen, die Ihnen nicht nur dabei helfen, die Abwicklung Ihrer Aufträge so übersichtlich wie möglich zu gestalten, sondern auch bares Geld durch die Vermeidung von unnötigen Transaktionskosten sparen können:
- Zahlungen konsolidieren:
Laufen bei einem Kunden mehrere Aufträge in kurzer Folge auf, so kann festgelegt werden, dass diese nicht einzeln zum entsprechenden Zeitpunkt vor deren Fälligkeit übermittelt werden, sondern dass sie zu einem Auftrag mit einem Komplettbetrag zusammengefasst werden. - Zahlungen sammeln:
Aufträge mit ähnlichen Einzugsterminen werden erst gebündelt, um an einem gemeinsamen Termin ausgeführt zu werden.
Hinweis: Bei der Festlegung von Einzugsterminen werden vom System sogar automatisch nationale deutsche Feiertage berücksichtigt.
Spontane und einmalige Änderung der Zahlungsweise bei einer Rechnung – mit dem AkquiseManager ein Kinderspiel!
Ihr Kunde möchte spontan eine seiner Rechnungen manuell überweisen, statt sie wie bisher festgelegt von Ihnen einziehen zu lassen? Wo anderen Anwendern bei dem Gedanken daran die Haare vor Grauen zu Berge stehen, können Sie sich als AkquiseManager-Nutzer gemütlich zurücklehnen und diesen Wunsch mit einem freundlichen Lächeln auf den Lippen erfüllen.
Denn Sie haben jederzeit die Möglichkeit von der standardmäßig eingetragenen Zahlart abzuweichen und das völlig ohne Auswirkungen auf das Ihnen zuvor erteilte SEPA-Mandat. Tragen Sie ganz einfach direkt bei der Belegerstellung unter Zahlungskonditionen z.B. "Rechnung" ein. Dies gilt auch nur für diesen Beleg, alle folgenden oder vergangenen Aufträge bleiben davon unbeeinflusst. Ein Widerrufen und umständliches erneutes Einrichten des SEPA-Mandats, wie oft bei anderen Systemen nötig, ist absolut überflüssig.
Hinweis: Die SEPA-Lastschrift-Vorabinformationen (Pre-Notifications), wie z.B. Mandatsnummer, Gläubiger-Identifikationsnummer und das Datum der Fälligkeit werden automatisch bei jeder Lastschriftrechnung hinzugefügt.
So übertragen Sie Ihre Aufträge an Ihre Banking-Software
Wählen Sie im Menüpunkt "Faktura" "Zahlungsverkehr" aus, um eine viergeteiltes Fenster aufzurufen, in dem Sie eine Übersicht der folgenden Punkte erhalten:
- fällige SEPA-Lastschriften
- die Möglichkeiten zur Erstellung einer SEPA-Datei
- Übertragungsbereite SEPA-XML-Dateien
- und abgeschlossene SEPA-XML-Dateien
Um eine SEPA-XML-Datei für die Übertragung an Ihre Banking-Software zu erstellen, wählen Sie entweder den Auftrag im Bereich "Fällige SEPA-Lastschriften" aus und klicken zum Erstellen einer separaten Datei auf "SEPA-XML-Datei erstellen" oder Sie setzen im Bereich "SEPA-Datei erstellen" den Haken bei einem gewünschten Einzugsdatum, sodass alle Belege mit diesem als eine gemeinsamen Datei ausgegeben werden.
Die generierten Dateien stehen im gleichnamigen Bereich zur Übertragung bereit. Durch einen Klick auf die Benennung XML laden Sie die gewünschte Datei herunter. Ein PDF zur Prüfung/ Archivierung des Vorgangs oder eine CSV-Datei können ebenfalls ausgegeben werden.
Wenn die Abbuchung durch Ihre Banking-Software erfolgreich veranlasst wurde, drücken Sie als letztes auf "abschließen", wonach die Eintragung in den Bereich "Abgeschlossene SEPA-XML-Dateien" aufgenommen wird.
Wo finden Sie die Einstellungen für die Verwendung des SEPA-Lastschriftverfahrens?
Um die beschriebenen Funktionen verwenden zu können, nehmen Sie die passenden Einstellungen unter "Einstellungen", "Faktura" im Reiter "Einstellungen" vor.
- Tragen Sie im Bereich "Bankverbindung" zunächst die Bankdaten Ihres eigenen Unternehmens ein.
- Legen Sie im Bereich "Zahlung SEPA Lastschrift" zuerst fest, dass Sie dieses Verfahren grundsätzlich nutzen möchten und tragen die Ihnen von der Bundesbank zugeteilte Gläubiger-Identifikationsnummer ein
- Vervollständigen Sie die Eingaben, indem Sie z.B. das Zahlungsziel definieren, oder Zahlungen sammeln oder konsolidieren lassen.
Tipp: Bei der Funktion "Zahlungen sammeln" kann zusätzlich der Einzugstermin optimiert werden. Sie können einstellen, dass Zahlungen, unter Berücksichtigung des in den regulären Zahlungsbedingungen definierten Zahlungsziels, nach einem bestimmten Kalendertag, z.B. dem 25., vom System vermieden werden. Dadurch kann der Aufwand durch Rücklastschriften mangels Deckung reduziert werden, welche dann im Folgemonat berücksichtigt werden müssten. Ihre Buchhaltung wird es Ihnen danken!
