Provisionen in Fakturex in Echtzeit einsehen und verarbeiten

Krönung eines erfolgreichen Abschlusses: die Provision

In den meisten vertrieblich orientieren Unternehmen ist es heutzutage üblich, den Vertriebsmitarbeitern als Ansporn oder Belohnung für erfolgreiche Abschlüsse eine Zusatzvergütung zu gewähren: die Provision. Hierbei erhält der Mitarbeiter einen festgelegten Anteil am durch ihn erzielten Umsatz oder einen bestimmten Betrag je erfolgreich vermittelten Auftrag.

Unser Fakturex-System ist natürlich auch für diesen Fall bestens aufgestellt. Es bietet neben den Bereichen Angebots-/ Rechnungserstellung und Mahnwesen auch alle nötigen Funktionen zum Berechnen und Ausschütten von Provisionen in den verschiedensten Fällen und Konstellationen an.

Arbeiten mit Provisionen in Fakturex – die Schritt-für-Schritt-Anleitung

Mit diesem Tutorial erhalten Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung hinsichtlich des Umgangs mit Provisionen in Fakturex. Die folgenden zehn Punkte bauen systematisch aufeinander auf. Deswegen ist auch beim Lesen und dem eventuellen sofortigem Umsetzen des Gelernten die Einhaltung der Reihenfolgen sehr zu empfehlen. Da einige Optionen oder Eingabefelder als sich selbst erklärend angesehen werden, werfen Sie bitte auch immer einen genauen Blick auf die Schaubilder und vergleichen diese mit Ihren eigenen Fakturex-Anzeigen. Ob Vertriebler, (freier) Mitarbeiter oder Außendienstmitarbeiter – es gibt viele Bezeichnungen für einen "Verkäufer". Der Einfachheit halber wird im Folgenden immer von einem Benutzer oder Provisionsempfänger gesprochen. Vergessen Sie nicht, Ihre getätigten Eingaben durch einen Klick auf den Button "Speichern" im jeweiligen Bereich zu fixieren. Die beschriebenen Vorgänge, die Darstellung von möglichen Sonderkonstellationen und die ausführlichen Zusatzinformationen bilden die perfekte Grundlage, um auch Sie zu einem versierten Nutzer des Provisionsmoduls zu machen.

1. Los geht’s – Aktivierung der Provisionsfunktionen

Die allgemeinen Einstellungen für die Verwendung der Provisionsfunktionen finden Sie im Menüpunkt "Einstellungen", unter "Faktura", "Einstellungen" im Reiter "Provisionen".

Um die Funktionen grundsätzlich verwenden zu können, aktivieren Sie die Checkbox "Provisionen verwenden". Einige der hier auswählbaren Optionen sind selbsterklärend, weswegen folgend nur auf die Hintergründe erklärungsbedürftiger Teile eingegangen wird.

• Provisionsabrechnung automatisch per E-Mail verschicken
  Aktivieren Sie diese Funktion, so wird bei der Erstellung einer Provisionsabrechnung der dabei generierte Abrechnungsbeleg automatisch als PDF per E-Mail an den Provisionsempfänger versendet. Hierbei werden als Betreff und Text im System hinterlegte Standardtexteile verwendet.
• Individuelle Berechnungsverfahren für Provisionen
  Hiermit erhalten Sie die Möglichkeit bei den Benutzern jeweils vom Standard abweichende Arten der Provisionsberechnung einzustellen (mehr dazu weiter unten im Punkt 1 und unter Punkt 3 "Welcher Benutzer erhält Provision bei welchen Kunden?").
• Individuelle Felder für die Provisionszuordnung
  Aktivieren Sie diese Option, so können Sie Zusatzfelder im Fenster zur Eingabe der Spezifikationen für die Zuordnung eines Provisionsempfängers zu einem Kundendatensatz einrichten (mehr dazu im Punkt 3 "Welcher Benutzer erhält Provision bei welchen Kunden"). Diese Zusatzfelder können beispielsweise als Bestandteil für individuelle Provisionsberechnungsverfahren bei Benutzern dienen, falls es sich um Zahlenfelder handelt. Die Einrichtung eines solchen Feldes nehmen Sie im Menüpunkt "Einstellungen", "Objekte" bei "Zusatzfelder" im Reiter "Provisionsabrechnung" vor.
• Sachkonto: Anrechenbare Vorsteuer
  Für einen korrekten Export der Provisionsbuchungen bei umsatzsteuerabzugsberechtigten freien Mitarbeitern an Ihre Finanzbuchhaltungssoftware ist hier die Angabe einer entsprechenden Sachkontonummer nötig.
• Artikelnummer für Provisionen
  Für eine korrekte Unterscheidung zwischen Stornierungen und Gutschriften aus Provisionen beim Export und der anschließenden Verarbeitung in Ihrer Finanzbuchhaltungssoftware muss ein Artikel in Ihrer Artikelverwaltung angelegt werden. Die Nummer dieses Artikels ist für die richtige Zuordnung hier einzutragen. Mehr dazu weiter unten in diesem Punkt unter "Exkurs Finanzbuchhaltung".
• Formel für eine dynamische Provisionsberechnung
  Sie können hier eine Berechnungsformel eintragen, durch die Sie die Art und Weise der Provisionsgewährung bei einem Artikel/einer Dienstleistung abweichend vom Standard selbst genau bestimmen. Angaben zum Aufbau einer solchen Formel entnehmen Sie Abbildung 3. Die hier gezeigten Hinweise sind auch für die Berechnungsformeln bei Artikeln/Dienstleistungen gültig. Mehr zum Einsatz einer Formel lesen Sie im Punkt 2 "Bei welchen Artikeln/Dienstleistungen soll Provision fließen?".

Exkurs Finanzbuchhaltung

Für einen korrekten Export der Daten aus Fakturex an Ihre Finanzbuchhaltungssoftware müssen aus Provisionen entstehende Gutschriften an freie Mitarbeiter von anderen Minusbuchungen, wie z. B. Stornobelegen, unterschieden werden. Dafür ist es notwendig einen speziellen Artikel in der Artikelverwaltung anzulegen, über welchen diese speziellen Gutschriften abgewickelt werden.

Gehen Sie dafür wie folgt vor:

• Legen Sie eine Artikelkategorie mit dem Titel "Provisionen" an.
• Legen Sie den Artikel "Provision" innerhalb der neuen Artikelkategorie an.
• Vergeben Sie eine eindeutige Artikelnummer, die Sie später im Haupteinstellungsfenster der Provisionsfunktionen im entsprechenden Feld eintragen [Abb. 1].
• Geben Sie ein abweichendes Sachkonto für den Export der Provisionen an.
• Aktivieren Sie zur Abgrenzung des Provisionsartikels von den regulären Verkaufsartikeln die Checkbox "Kostensachkonto".

Hinweis: Für umsatzsteuerabzugsberechtige freie Mitarbeiter wird beim Export der Provisionsbuchung an die Finanzbuchhaltung auch immer ein extra Buchungssatz für die Mehrwertsteuer angelegt.

Haben Sie zuvor die Option "Individuelle Berechnungsverfahren für Provisionen" aktiviert, steht Ihnen nun der Bereich "Provisions-Berechnungsverfahren" unter "Einstellungen", "Faktura" für Eingaben bereit.

Klicken Sie in diesem auf den Button "Anlegen" um eine Formel einzutragen, die später bei der Berechnung der Provision eines Benutzers zum Einsatz kommen soll (mehr dazu unter Punkt 3 "Welcher Benutzer erhält Provision bei welchen Kunden?"). Benennen Sie die Formel in der Zeile "Titel" und geben ihre Parameter in die Zeile darunter ein. Hinweise zum Aufbau einer Formel und möglicher Feldbezeichnungen sind im Anschluss an die Eingabezeilen aufgeführt.

Tipp: Es können beliebig viele Berechnungsformeln für den Einsatz bei Provisionsempfängern angelegt werden. Dies erlaubt Ihnen eine sehr hohe Flexibilität.

2. Bei welchen Artikeln/Dienstleistungen soll Provision fließen?

Für die Gewährung von Provisionen werden in Fakturex zwei Grundfragen unterschieden:

1. Auf welche Artikel/Dienstleistungen wird überhaupt Provision gewährt?

2. Welcher Benutzer ist überhaupt provisionsberechtigt? (Mehr hierzu unter Punkt 3 "Welcher Benutzer erhält Provision bei welchen Kunden?")

Zuerst legen Sie fest, beim Verkauf welcher Artikeln/Dienstleistungen Sie überhaupt Provisionen ausschütten wollen. Begeben Sie sich dafür im Menüpunkt "Faktura" unter "Artikel" in Ihre Artikelverwaltung. Wählen Sie einen Artikel aus und klicken Sie im Artikel-Menü auf "bearbeiten". Am Ende der Bearbeitungsmaske des Artikelstammblatts finden Sie den Bereich "Provision" [Abb. 4 oben]. Standardmäßig können Sie zwischen zwei Provisionsarten auswählen:

• Prozentuale Provision
• Fixe Provision pro Einheit

Auch die dynamische Provisionsberechnung mit Hilfe der im Punkt 1 definierten Formel kann hier gewählt werden.

Eingaben in die Zeile "Provision in % oder EUR"

Möchten Sie für den Verkauf dieses Artikels z. B. pauschal einen Betrag von 50,- € gewähren, so tragen Sie hier die Zahl "50" ein, nachdem Sie zuvor die entsprechende Provisionsart gewählt haben.

Wünschen Sie eine prozentuale Provisionsvergabe so wählen Sie auch dafür die entsprechende Provisionsart. Als Beispiele sehen Sie anschließend zwei Möglichkeiten der Herangehensweise. Je nachdem wie die im Unternehmen zu etablierende Vorgehensweise aufgebaut ist/werden soll, können aber auch beide kombiniert werden.

1. Herangehensweise bei einer "flachen" Provisionsstruktur
Diese Methode empfiehlt sich, wenn z. B. jeder Kunde einem festen Betreuer zugeordnet ist. Dieser Betreuer ist auch der einzige Benutzer, welcher bei einem ihm zugeteilten Kunden provisionsberechtigt ist. Um diese Art von Struktur am besten handhaben zu können, bestimmen Sie zuerst, wieviel Prozent des mit einem Artikel erzielten Umsatzes für den Betreuer/Benutzer ausgeschüttet werden sollen. Tragen Sie dafür in die Zeile "Provision in % oder EUR" beispielsweise "10" ein.

2. Herangehensweise bei mehrfachen Betreuerzuteilungen
Diese Methode empfiehlt sich, wenn z. B. einem Kunden auch mehrere Betreuer zugeteilt werden. Die Betreuer sind dabei in verschiedene Stufen aufgeteilt, wie Erst-/ oder Zweitbetreuer. Die Höhe der Provision soll sich aber bei den beiden Betreuern unterscheiden. Um diese Art von Struktur am besten handhaben zu können, bestimmen Sie zuerst, wieviel Prozent des mit einem Artikel erzielten Umsatzes in die Provisionsberechnung einfließen. Tragen Sie dafür in die Zeile "Provision in %" "100" ein. Dies sagt jedoch nicht aus, dass ein Verkäufer jedes Mal 100 % des Umsatzes zusätzlich als Provision erhält, sondern nur, dass 100 % des Umsatzes grundsätzlich als Basis für die Provisionsberechnung verwendet werden. Die exakte Höhe des Anteils am Umsatz, den der Benutzer als Provision erhält, bestimmen Sie mit dem Provisionsfaktor genannten Wert, den Sie im Punkt 3 "Welcher Benutzer erhält Provision bei welchen Kunden" kennenlernen werden.

Die Angaben, welche Sie hinsichtlich der Provisionsberechnung bei einem Artikel gemacht haben, können jedes Mal individuell geändert werden, wenn der Artikel als Position in einem Beleg aufgenommen wird. Klicken Sie hierfür den Artikel nach Aufnahme in das Positionsfeld an, um ihn bearbeiten zu können. Sie finden am Ende seiner Bearbeitungsmaske einen ähnlichen Bereich vor, wie Sie ihn schon bei der Bearbeitung des Artikelstammblatts sahen [Abb. 4 unten].

3. Welcher Benutzer erhält Provision bei welchen Kunden?

Im Punkt 2 haben Sie gelernt, wie Sie bei Artikeln/Dienstleistungen hinterlegen, dass bei ihrem Verkauf grundsätzlich Provision fließen kann. Als nächstes muss noch festgelegt werden, welcher Benutzer bei welchen Kunden Provision erhalten soll. Dies wird bei jedem Kundendatensatz einzeln festgelegt. Klicken Sie hierfür in der Leiste "Anlegen und Aktionen" innerhalb der Stammdatenansicht eines Kundendatensatzes auf den Button "Provision Struktur".

In der Bearbeitungsmaske mit dem Titel "Provision Verknüpfung" (auch Fenster der Provisionszuordnung genannt) welche sich daraufhin auf der linken Seite der Stammdatenansicht öffnet, stellen Sie folgendes ein:

• Welcher Benutzer Provisionsempfänger sein soll, wenn bei diesem Kunden Umsatz mit einem provisionsfähigen Artikel gemacht wird
• Die Höhe des Provisionsfaktors
• Gegebenenfalls die Berechnungsformel, nach der seine Provision berechnet werden soll (siehe Punkt 1 "Aktivierung der Provisionsfunktionen")

Die Eintragung des Faktors ist dabei besonders wichtig! Durch ihn legen Sie fest, welchen Anteil am Umsatz der Provisionsempfänger nun tatsächlich erhält.

In den anschließenden Beispielen wird von der Verwendung der Standardberechnung ohne abweichende Berechnungsverfahren beim Artikel oder beim Benutzer ausgegangen:

1. Beispiel für die Etablierung von "flachen" Provisionsstrukturen

• In den Stammdaten eines Artikels mit einem Wert von 100,- € wurde festgelegt, dass 10 % des mit ihm erzielten Umsatzes als Provision ausgeschüttet werden sollen.
• Beim Kunden "Mustermann GmbH" wurde der Benutzer Meier mit dem Faktor 100 als Provisionsempfänger hinterlegt.
• Herr Meier setzt bei diesem Kunden 3 Stück des am Anfang genannten Artikels mit einem Gesamtwert von 300,- € ab.
• Von den 300,- € fließen zu 10 % in Herrn Meiers Provisionsabrechnung ein.
• Durch den festgelegten Faktor 100 erhält Herr Meier somit volle 100 % der ihm zustehenden 10 % am Umsatz, was 30,- € entspricht.

2. Beispiel für die Provisionsberechnung bei einer mehrfachen Betreuerzuteilung

• In den Stammdaten eines Artikels mit einem Wert von 100,- € wurde festgelegt, dass der mit ihm getätigte Umsatz zu 100 % in die Provisionsberechnung einfließt.
• Beim Kunden "Mustermann GmbH" wurden die Benutzer Meier mit dem Faktor 10 als Hauptbetreuer und Mertens als Zweitbetreuer mit dem Faktor 5 als Provisionsempfänger hinterlegt.
• Herr Meier setzt bei diesem Kunden 3 Stück des am Anfang genannten Artikels mit einem Gesamtwert von 300,- € ab.
• Diese 300,- € fließen zu 100 % als Basis in Herrn Meiers und Herrn Mertens Provisionsabrechnung ein.
• Durch den festgelegten Faktor 10 erhält Herr Meier als Hauptbetreuer 30,- € Provision.
• Auch Herr Mertens profitiert vom Umsatz, den Herr Meier erwirtschaftet hat. Durch den festgelegten Faktor 5 erhält er als untergeordneter Betreuer aber nur 15,- € Provision.

Wichtig: Damit ein Benutzer Provisionsempfänger sein kann, benötigt er immer einen Fakturex-Benutzer-Account. Es können auch mehrere Benutzer als Provisionsempfänger bei einem Kunden eingetragen werden. Falls bei der Erstellung eines Belegs jedoch keine abweichenden Eingaben getätigt werden, erhalten immer alle eingetragenen Provisionsempfänger die Zusatzvergütung, selbst wenn nur ein einziger der Benutzer derjenige war, der Umsatz beim Kunden erzielt hat.

4. Festlegung einer mehrstufigen Provisionsstruktur

In Fakturex können auch mehrstufige Provisionsstrukturen angelegt werden. Ein klassisches Beispiel hierfür stellt die Beziehung zwischen Teamleiter und Vertriebsmitarbeiter dar. Jedes Mal, wenn ein Vertriebsmitarbeiter Umsatz generiert, soll auch sein Teamleiter zu einem gewissen Teil davon profitieren. Für die Etablierung einer solchen Struktur gehen Sie so vor:

• Klicken Sie im Menü "Einstellungen" auf "Berechtigungen" und wählen den Bereich "Benutzer".
• Klicken Sie den Account des Vertriebsmitarbeiters an, um in dessen Bearbeitungsmaske zu gelangen.
• Klicken Sie auf der rechten Seite der Maske im Punkt "Provision Struktur" auf den "+"-Button.
• Tragen Sie als nächstes in der sich öffnenden Maske bei "Benutzer" den Teamleiter ein, welcher immer an den Umsätzen des Vertriebsmitarbeiters partizipieren soll. In unserem Fall ist dies "Martin Mertens", wie in Abbildung 6 zu sehen. Er erhält in diesem Beispiel mit dem Faktor 1 immer 1 % des Umsatzes von Vertriebsmitarbeiter Meier. Wie unter den Punkten 1 und 3 dieses Tutorials bereits erklärt wurde, kann hier auch eine spezielle Formel für die Berechnung von Herrn Mertens Provision eingesetzt werden.

Ebenfalls können weitere Benutzer auf diese Weise eingetragen werden, um an den Erfolgen eines Teammitglieds teilzuhaben.

5. Handelsvertreter/Vertriebspartner oder angestellte Mitarbeiter – so verfahren Sie in allen Fällen richtig

Bei der Provisionsausschüttung gilt es, drei Arten von Benutzern zu unterscheiden:

1. Der Angestellte mit Gehaltsabrechnung über die Lohnbuchhaltung
   Damit diese Benutzer Provisionsempfänger sein können, benötigen sie jeweils einen eigenen Fakturex-Benutzer-Account. Bei ihnen wird die Provisionsabrechnung einfach durch Fakturex erstellt und zur weiteren Verarbeitung an die Lohnbuchhaltung übergeben.
2. Der freie Mitarbeiter ohne Umsatzsteuerabzugsberechtigung
   Es kann sich dabei z. B. um externe Vertriebspartner oder Handelsvertreter/-agenturen handeln. Damit diese Mitarbeiter Provisionsempfänger sein können, benötigen sie sowohl jeweils einen Fakturex-Benutzer-Account, als auch spezielle, für sie angelegte, "Mitarbeiter-Datensätze" (mehr dazu weiter unten in diesem Punkt). Hier wird die Provisionsabrechnung nicht der Lohnbuchhaltung des eigenen Unternehmens übergeben, sondern dem freien Mitarbeiter. Zur Abrechnung wird automatisch ein Gutschriftsbeleg ausschließlich mit dem Netto-Provisionsbetrag erstellt, der ihm dann separat übermittelt wird.
3. Der freie Mitarbeiter mit Umsatzsteuerabzugsberechtigung
   Es kann sich dabei z. B. um externe Vertriebspartner oder Handelsvertreter/-agenturen handeln. Damit diese Benutzer Provisionsempfänger sein können, benötigen sie sowohl jeweils einen Fakturex-Benutzer-Account, als auch spezielle, für sie angelegte, "Mitarbeiter-Datensätze" (mehr dazu weiter unten in diesem Punkt). Auch hier wird die Provisionsabrechnung nicht der Lohnbuchhaltung des eigenen Unternehmens übergeben, sondern dem freien Mitarbeiter. Zur Abrechnung wird automatisch ein Gutschriftsbeleg mit zusätzlich berechneter/ausgewiesener Mehrwertsteuer erstellt, der ihm dann separat übermittelt wird.

Anlage eines "Mitarbeiter-Datensatzes"

Für die Provisionsabrechnung von freien Mitarbeitern müssen für diese auch "Mitarbeiter-Datensätze" angelegt werden. Die Anlage funktioniert genauso wie bei normalen Kunden. Die Stammdaten sollten aus dem Namen des Benutzers und seinen vollständigen Kontaktdaten bestehen. Zusätzlich dazu, kann man diese besonderen Datensätze auch optional durch einen entsprechenden Kategorieeintrag kenntlichmachen. Im Bereich "Zahlungseinstellungen" des Datensatzes geben Sie Bankverbindung des Benutzers ein.

Besonders wichtig bei freien Mitarbeitern mit Umsatzsteuerabzugsberechtigung ist, dass dieser Umstand auch in den Zahlungseinstellungen der Mitarbeiter-Datensätze durch Aktivierung der entsprechenden Option klargemacht wird. Dadurch wird das Format seiner Abrechnungsbelege angepasst.

Wichtig: Beachten Sie immer die umsatzsteuerrechtlichen Gesetze! Vergessen Sie daher niemals die Angabe der Umsatzsteuerabzugsberechtigung richtig einzustellen! Dadurch ersparen Sie sich von vorn herein erheblichen bürokratischen Aufwand bei einer nachträglichen Korrektur und eventuelle rechtliche Konsequenzen.

Die für Ihre freien Mitarbeiter angelegten Datensätze müssen noch mit den passenden Fakturex-Benutzer-Accounts verknüpft werden. Sie finden den entsprechenden Bearbeitungspunkt unter dem Menüpunkt "Einstellungen", "Berechtigungen", "Benutzer" in der Bearbeitungsmaske des jeweiligen Benutzer-Accounts. Klicken Sie dort auf der rechten Seite im Bereich "Provisionsabrechnungs-Kundenkonto" auf "Verknüpfen". Suchen Sie in der sich öffnenden Maske den richtigen Datensatz, klicken diesen an und bestätigen Ihre Eingabe durch den Button "Kunden auswählen" im Bereich unterhalb der Hauptmenüleiste von Fakturex.

6. Erfolg! Angaben zur Provisionsausschüttung bei der Belegerstellung

Schon bei der Erstellung des Belegs, wenn dieser noch den Status "Entwurf" trägt, erhalten Sie Angaben zu den Benutzern, welche als Provisionsempfänger von den Umsätzen aus diesem Beleg profitieren könnten. Im Bereich "Provisionsstruktur" im rechten oberen Bereich der Belegerstellungsmaske sind alle am Umsatz beteiligten Benutzer, sowie die Spezifikationen für deren Provisionsberechnungen zu sehen. In Abbildung 9 sehen Sie Herrn Meier und Mertens als Provisionsempfänger. Mit der Grundlage aus Punkt 4 "Festlegung einer mehrstufigen Provisionsstruktur" gehen wir davon aus, dass ausschließlich Herr Meier im Datensatz des Kunden als Provisionsempfänger eingetragen ist. Da aber festgelegt wurde, dass Herr Mertens als Teamleiter immer an den Erfolgen seines Vertriebsmitarbeiters Herrn Meier teilhaben soll, wird auch Herr Mertens in diesem Beleg automatisch als Provisionsempfänger vom System ergänzt.
Voraussetzung für eine Provisionsausschüttung ist natürlich, dass auf einen oder mehrere Artikel, welche als Positionen in den Beleg mit aufgenommen wurden, Provision gewährt wird. In der Menüleiste des Belegs kann über den Button "Provision-Ansicht" ein Fenster mit detaillierten Informationen und weiteren Bearbeitungsmöglichkeiten hinsichtlich der Provisionsstruktur dieses Belegs geöffnet werden. Weiteres dazu erfahren Sie im nächsten Punkt.

7. Möglichkeiten für Nachträge und Korrekturen

An der Provisionsstruktur eines Belegs können manuelle Ergänzungen oder Korrekturen vorgenommen werden.

Im Bereich "Provision Struktur" auf der rechten oberen Seite der Belegerstellungsmaske fügen Sie durch Klick auf den Button "anlegen" einen weiteren Provisionsempfänger hinzu [Abb. 10]. Somit können beispielsweise auch Tippgeber mit einer kleinen Anerkennung versehen werden. Im Anlagefenster, legen Sie die Bedingungen der zusätzlichen Provisionsvergabe fest. Sie stellen dort Empfänger, Provisionsfaktor und Berechnungsverfahren ein.

Durch einen Klick auf den Button "Provision-Ansicht" in der Beleg-Menüleiste auf der linken oberen Seite der Belegerstellungsmaske gelangen Sie in ein Fenster, welches Ihnen mehr Details darstellt. Nachdem der Beleg eine Nummer erhalten hat, was zumeist beim Versand geschieht, sehen Sie hier nicht nur eine Übersicht über die Provisionsstruktur mit der Anzeige der jeweiligen Faktoren. Ebenfalls erhalten Sie eine genaue Auflistung der zu verteilenden Provisionen mit Angaben über

• die Nummer des Belegs, auf dessen Bestandteile Provision gewährt wird
• den Namen des Empfängers
• den genauen Betrag, der sich anhand der eingestellten Berechnungsparameter ergibt
• den Status der Provisionsabrechnung
• die Quelle (Art der Provisionszuteilung)
• die Positionen, auf die dem Empfänger Provision gewährt wird.

Über die Schaltflächen "Bearbeiten" auf der linken Seite der jeweiligen Zeilen mit den Provisionsdetails sind ebenfalls Änderungen im Nachhinein durchführbar:

• Ändern Sie hier bei Bedarf den Eurobetrag der Provisionen (am zuvor eingestellten Faktor ändert sich dadurch aber nichts).
• Ergänzungen oder Korrekturen am Beschreibungstext der Position, welche später auch auf der Abrechnung zu sehen sein wird, nehmen Sie hier auch vor.

Hinweis: Werden die Beträge der Belegpositionen rückwirkend geändert, so wirkt sich dies auf die Provisionen des nachträglich hinzugefügten Empfängers, z. B. den Tippgeber, nicht aus. Nur komplett neu hinzugefügte Positionen werden in deren Berechnung ebenfalls mit aufgenommen.

Selbst nach dem Versand eines Belegs können noch Änderungen an den Provisionsdetails oder die Ergänzung weiterer Empfänger durchgeführt werden. Handelt es sich bei der Bearbeitung z. B. um eine Minusbuchung, so wird dem jeweiligen Provisionsempfänger der zu viel ausgeschüttete Betrag bei seiner nächsten Abrechnung wieder abgezogen.

Sobald der Beleg verschickt wurde, kann auch die Provision zur Abrechnung bereitstehen. Dies ist jedoch nur dann der Fall, wenn zuvor in den Grundeinstellungen festgelegt wurde, dass auch unbezahlte Belege oder Aufträge schon in diese einfließen (siehe Punkt 1 "Aktivierung der Provisionsfunktionen"). Sollte dem nicht so sein, werden die Zusatzvergütungen erst nach der Begleichung der Rechnung im Abrechnungslauf erfasst.

Wichtige Sonderkonstellationen und deren Auswirkungen bei einer nachträglichen Provisionsbearbeitung

In den Beispielbildern, die Sie in diesem Tutorial sehen, wurde als Belegtyp ein Auftrag gewählt. Auch auf Aufträge wird hier bereits Provision gewährt.

Wird der Auftrag zuletzt in eine Rechnung umgewandelt, so wird auf die Rechnung keine Provision mehr ausgeschüttet. Das System zeigt im Provisionsbereich den Hinweis, dass dies schon im Vorbeleg, also dem Auftrag, geschah [Abb. 12].

Wenn Sie weitere Positionen in der Rechnung aufnehmen, so werden diese bei der Provisionsberechnung nicht berücksichtigt. Für eine weitere Provisionsausschüttung muss ein neuer Auftrag angelegt werden.

Wird der Auftrag in ein Abonnement umgewandelt, so erhält der Provisionsberechtigte ebenfalls nur für den Auftrag die Zusatzvergütung.

Sofern auf Aufträge keine Provision gewährt wird, bekommt der Provisionsempfänger für jede aus diesen resultierende Rechnung seine Provision.

8. Der Stornofall

Muss ein Beleg storniert werden, wird der Ursprungsbeleg in einen Stornobeleg weitergeführt. Im Bereich "Beleg weiterführen" finden Sie für den Umgang mit den aus dem Beleg resultierenden Provisionszahlungen ein entsprechendes Drop-Down-Menü mit folgenden Optionen [Abb. 13]:

• Negativprovisionen entsprechend der Position generieren
  Alle sich aus der Provisionsstruktur ergebenden Provisionszahlungen auf die Positionen des Belegs werden minusgebucht. Die Korrekturbuchungen werden bei der nächsten Provisionsabrechnung des Empfängers vorgenommen.
• Alle Provisionen des Vorgangs stornieren
  Alle Provisionen der gesamten "Belegkette" (sämtlichen aus dem Ursprungsbeleg resultierenden Belege, z. B. bei allen aus einem Auftrag resultierenden Rechnungen) werden minusgebucht.
• Alle Provisionen dieses einzelnen Belegs stornieren
  Nur die Provisionen des ausgewählten Belegs werden storniert. Sollten weitere Belege aus dem Ursprungsbeleg entstanden sein, so werden die aus diesen entstandenen Provisionszahlungen dabei nicht berücksichtigt.
• Keine Stornierung von Provisionen
  Handelt es ich beim Stornierungsgrund z. B. nicht um das Verschulden der Provisionsempfänger, so können durch die Verwendung dieser Option die Provisionsausschüttungen aus dem Beleg weiterhin gewährt werden.

9. Alles unter Kontrolle – der Bereich Provisionen im Menüpunkt "Faktura"

Alle Provisionszahlungen sind unter dem Menüpunkt "Faktura", "Provisionen" zu sehen, sofern die ausschlaggebenden Belege provisionsfähig und mit einer Belegnummer versehen sind. Im Beleg selbst wird eine abrechnungsbereite Position immer in der Provisionsansicht mit dem Status "Bereit" angezeigt [Abb. 14].

Der Bereich "Provisionen" ist in verschiedene Reiter unterteilt. In diesem Punkt werden diejenigen erklärt, die einen reinen Übersichtscharakter aufweisen und noch nicht direkt mit dem endgültigen Abrechnungsvorgang zu tun haben. Alles über die abrechnungsrelevanten Bereiche erfahren Sie im letzten Punkt 10 "Die Provisionsabrechnung erstellten".

Meine Struktur

Hat ein Benutzer die Rechte zur Einsicht in seine eigenen Provisionsangelegenheiten, so kann er im Reiter "Meine Struktur" sehen, bei welchen Kundendatensätzen er grundsätzlich als Provisionsempfänger hinterlegt ist (siehe auch Punkt 3 "Welcher Benutzer bekommt Provision bei welchen Kunden?").

Offene Belege

Sobald bei einem Beleg eine Belegnummer vergeben wurde, sind die Positionen, auf die Provision ausgeschüttet wird, auch im Bereich "Offene Belege" aufgeführt. Die Eintragungen dieses Bereichs können auch nach Benutzern gefiltert werden.

Abrechnungsbereit

Abrechnungsbereite Belege werden hier gelistet. Je nachdem, ob auch auf unbezahlte Belege Provision gewährt wird, können hier sowohl Positionen aus beglichenen oder unbeglichenen Belegen einfließen (siehe Punkt 1 "Aktivierung der Provisionsfunktionen"). Die Eintragungen dieses Bereichs können auch nach Benutzern gefiltert werden.

10. Ziel erreicht – die Provisionsabrechnung

Die letzten drei Reiter des Bereichs "Provisionen" werden Ihnen in der logischen Reihenfolge des Arbeitsablaufs vorgestellt.

Provisionsabrechnung erstellen

Alle Benutzer, die in der letzten Abrechnungsperiode Provisionen erwirtschaftet haben, werden hier aufgeführt.

Reicht Ihnen die Anzeige der Gesamthöhe der auszuschüttenden Provision bei einem Benutzer nicht aus und Sie möchten einen detaillierteren Einblick in seine Erfolge nehmen, so klicken Sie in seiner Zeile auf "Voransicht anzeigen".

Um die Abrechnung bei einem Benutzer durchzuführen wählen Sie die Schaltfläche "Jetzt abrechnen".

Nach der Abrechnung ändern sich auch die Anzeigen innerhalb der Belege, bei denen Provision erwirtschaftet wurde. Besonders gut zu sehen ist dies in der Provisionsansicht eines Belegs. Im Bereich "Provision Struktur" wird nun das Abrechnungsdatum angezeigt. Bei "Provisionen" wechseln die Schaltflächen "Bearbeiten" auf "Korrektur" und der Status heißt jetzt "Abgerechnet".

Provisionsabrechnungen

Die Provisionsabrechnungsbelege der Benutzer finden Sie in diesem Bereich. Klicken Sie auf das Dokumenten-Icon am äußersten linken Rand einer Abrechnungsanzeige, um das Abrechnungsdokument zu öffnen.

So wie in Abbildung 21 gezeigt, könnte ein Provisionsbeleg aussehen. Das ausgegebene PDF-Dokument kann ausgedruckt und dem Benutzer zusätzlich zu seiner Gehaltsabrechnung als Übersicht zugestellt werden.

Für freie Mitarbeiter ohne Umsatzsteuerabzugsberechtigung werden separat zum Provisionsabrechnungsbeleg auch Gutschriftsbelege erstellt. Hier wird nur der Nettoprovisionsbetrag angegeben. Mehr dazu unter Punkt 5 "Handelsvertreter/Vertriebspartner oder angestellte Mitarbeiter – so verfahren Sie in allen Fällen richtig".

Für freie Mitarbeiter mit Umsatzsteuerabzugsberechtigung werden separat zum Provisionsabrechnungsbeleg ebenfalls Gutschriftsbelege erstellt. Hier wird zusätzlich auch die Mehrwertsteuer berechnet/ausgewiesen. Mehr dazu unter Punkt 5 "Handelsvertreter/Vertriebspartner oder angestellte Mitarbeiter – so verfahren Sie in allen Fällen richtig".

Abgerechnet

Im Reiter "Abgerechnet" erhalten Sie eine Auflistung aller bisher ausgestellten Provisionsabrechnungen. Die Eintragungen dieses Bereichs können auch nach Benutzern gefiltert werden.

Tipp: Für die Berücksichtigung spezieller Abrechnungskonstellationen, die exakt auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind, kann das Provisionsmodul auch um sogenannte "Plug-Ins" erweitert werden. Diese kleinen Werkzeuge sorgen beispielsweise dafür, dass Provisionsfaktoren ab bestimmten Gesamtumsätzen angepasst werden oder dass eine pauschale Provisionsausschüttung für jedes erstellte Angebot ausgelöst wird. Die Möglichkeiten sind vielfältig. Sprechen Sie unser Support-Team gerne darauf an.

Ergänzend zu diesem Tutorial finden Sie folgend noch zwei News-Beiträge aus der Vergangenheit, welche genauer auf einige Teilaspekte hinsichtlich der Arbeit mit Provisionen in Fakturex eingehen:
"Neue Optionen bei der Provisionsabrechnung"
"Erweiterte Einstellungen bei der Provisionsabrechnung"