Konfigurierbare Belegnummern

Die (lästige) Pflicht der Belegnummernvergabe

Jedes vertriebsorientierte Unternehmen braucht sie, hat sie und ist auch von gesetzlichen Wegen zu deren Verwendung verpflichtet: Belegnummern. Natürlich verwendet man diese Nummern nicht nur wegen der in Deutschland geltenden Pflicht, sondern weil sie auch der Buchhaltung nützliche Dienste beim Kontrollieren von Rechnungen oder Zahlungseingängen erweisen.

Möchte man nun aber z.B. auf ein Faktura-System mit deutlich mehr Vorzügen wechseln, so können sich diese Zahlenreihen schon als kleines Dilemma erweisen. Am liebsten wollen Sie gerade von dem gewohnten und bisher gut funktionierenden Ordnungsprinzip eigentlich nicht abweichen, oder Ihnen bleibt wegen der Buchhaltung Ihres Mutterkonzerns gar nichts anderes übrig, als die Nummerierung nach dessen Vorgaben zu gestalten? Ist der Traum von einem eigentlich viel besseren neuen Faktura-System an dieser Stelle schon zu Ende? Nein, denn es gibt ja den AkquiseManager!

Selbstverständlich bietet auch seine Faktura die automatische Vergabe von fortlaufenden Belegnummern schon als Basisfunktion an. Aber nicht nur das: Mit einem der letzten Updates unseres kleinen Wunders auf dem Gebiet des Rechnungswesens wurden die Belegnummern konfigurierbar gemacht. Deren Aussehen und Aufbau kann nun ganz leicht an gewohnte oder vorgegebene Spezifikationen angepasst werden. Dies klingt nicht nur gut, sondern ist es auch und damit ein weiterer Grund, der für die Kombination von AkquiseManager und dem Fakturex-Modul spricht. Sie nutzen das Modul Fakturex noch gar nicht? Dann melden Sie sich doch einfach beim AkquiseManager-Vertriebsteam und lassen sich eine kostenlose Testversion freischalten. Der AkquiseManager und Fakturex – CRM und Rechnungswesen aus einer Hand.

So passen Sie das Aussehen von Belegnummern Ihren Bedürfnissen an

Für die Anpassung von Belegnummern begeben Sie sich im Menüpunkt "Einstellungen", "Faktura" in den Bereich "Nummern". Hier steht es Ihnen offen, eine Konfiguration für jeden in Ihrem Unternehmen verwendeten Belegtyp, z.B. Angebote, Rechnungen, oder Lieferscheine, vorzunehmen. Ebenfalls können Sie auch nur einzelne bearbeiten. Die jeweiligen Einstellungsfenster sehen für jeden Belegtyp gleich aus.

Gehen Sie folgendermaßen vor:

• Geben Sie zuerst den momentanen Zählerstand des zu konfigurierenden Belegs an, sofern noch nicht geschehen.
   
• Setzen Sie das Häkchen bei "Belegnunmmernaufbau konfigurieren"
   
• Legen Sie fest, ob eine Prüfziffer mit eingebaut werden soll.
  Diese hilft während der Rechnungs- oder Zahlungseingangskontrolle bei der Feststellung fehlerhafter Belegnummern. Sie können durch Auswahl im Drop-Down-Menü dieser Option auch die Stelle bestimmen, an welcher die Prüfziffer gesetzt wird.
  
  Hinweis: Natürlich stellen wir Ihnen auf Anfrage die Berechnungsformel für die Prüfziffer zur Verfügung. Hinterlegen Sie diese z.B. in Systemen zur automatisierten Kontrolle Ihrer Zahlungseingänge.
   
• Bestimmen Sie den Aufbau der Belegnummern.
  In der Zeile "Formel" stellen Sie anschließend Ihre Belegnummer mit Hilfe der darüber ersichtlichen Platzhalter zusammen. Gerne können Sie dabei auch statische Zusätze wie Buchstabenkürzel oder Trennzeichen wie Binde- oder Schrägstriche verwenden.
  
  Tipp: Verwenden Sie Kürzel wie "AG" für Angebot oder "RG" für Rechnung sodass man gleich beim ersten Blick auf die Belegnummer des Dokuments sieht, womit man es zu tun hat.
   
• Sichern Sie Ihre Eingaben zum Schluss mit "Speichern" am Ende des Bereichs.

Hinweis: Ändern Sie den Aufbau von Belegnummern, so bleiben alle vor der Änderung ausgestellten Nummern nach dem alten Prinzip erhalten. Erst ab dem ersten nach der Konfiguration ausgestellten Beleg greift der neue Aufbau.

Hier sind die "neuen" Belegnummern ersichtlich

Sie sehen das Ergebnis Ihrer Umgestaltung bereits im Fenster zur Erstellung eines Belegs…

… und natürlich auf dem fertigen Dokument:

Tipp: Wir empfehlen bei der Ausstellung von Angeboten auf den Gebrauch von Kundennummern zu verzichten, da es durchaus vorkommen kann, dass Interessenten eine solche noch gar nicht besitzen, bevor es zum ersten festen Auftrag kam.