Die Verrechnung von Teilzahlungen

Stück für Stück zur beglichenen Rechnung – der Umgang mit Teilzahlungen

"… und legen Sie bitte eine Notiz im AkquiseManager an, dass Herr Mustermann seine letzte Rechnung ausnahmsweise in 3 Teilen begleichen darf, weil sein Auftrag dieses Mal besonders groß ist. 89.250,- Euro hat er schon überwiesen, dass dürfen wir nicht vergessen!" sprach der Chef und verschwand aus der Tür zum nächsten Termin. "Eine Notiz anlegen…", denkt sich Herr Mertens. "Hoffentlich liest dann auch jeder den gesamten Text und registriert den schon beglichenen Betrag. Wenn die Zahlung bei diesem Premiumkunden untergeht wäre das mehr als peinlich. Aber Moment! Habe ich da nicht gestern etwas von einem Update bei unserem Fakturex gelesen? Wie war das noch… Teile, Zahlungen… ach genau: Teilzahlungen verrechnen! Na dann schauen wir doch gleich einmal wie das funktioniert."

Und tatsächlich: Als Herr Mertens in der Rechnung von Herrn Mustermann klickt, findet er diese, wie erwartet, mit dem Status "warte auf Zahlung" vor. Durch einen weiteren Klick auf den Button "Zahlungseingang" öffnet sich der gleichnamige Bearbeitungsbereich und zeigt neue Punkte an:

• Betrag:
  Hier ist der Teilbetrag einzutragen, welcher bereits beglichen wurde. Wird diese Zeile freigelassen, so wird der komplette noch ausstehende Betrag als eingegangen eingetragen.
• Datum:
  Hier wird das Datum eingetragen, an welchem der Betrag eingegangen ist. Wenn kein Datum eingetragen wird, so setzt das System automatisch das Datum des aktuellen Tages ein.
• Bankkonto:
  Dieses Feld gibt an, auf welches Konto des eigenen Unternehmens der Betrag überwiesen wurde.
• Trotz Restbetrag auf "fertig" setzen:
  Hiermit wird entschieden, ob dem Kunden der Restbetrag erlassen und die Rechnung abgeschlossen werden soll.

"Auf "Buchen" klicken und fertig. Das war wirklich ziemlich leicht, aber wo sehe ich nun den verbuchten Betrag?" Auch diesbezüglich wird Herr Mertens sehr schnell fündig:

Im mittleren Bereich des Fensters zur Bearbeitung der Rechnung gibt es ebenfalls neue Anzeigen:

• Bereich "Zahlungen":
  Die Einzelbeträge werden, jeweils mit dem zugehörigen Datum versehen, in einer kleinen Tabelle dargestellt. Ein Button zum Löschen eines Teilbetrags ist auch vorhanden, falls einmal versehentlich eine falsche Eingabe getätigt wurde.
  Hinweis: Wird die Rechnung durch das Hinzufügen der letzten Zahlung komplett ausgeglichen, so ändert sich der Status auf "fertig". Wird im Nachhinein eine der Teilzahlungen, z.B. wegen einer Fehlbuchung, aus der Liste gelöscht, so muss danach der Status der Rechnung manuell wieder auf "warte auf Zahlung" gesetzt werden.
• Bei den Punkten "Forderung", "Verbuchungen" und "Restbetrag" werden der Gesamtbetrag, die Summe der bereits verbuchten Teilbeträge (auch in Prozent), sowie der noch offene Restbetrag (ebenfalls zusätzlich in Prozent) dargestellt.

"Wieder einmal eine durchdachte Sache", freut sich Herr Mertens. "Den Kunden einen Gefallen tun können, ohne sich dabei selbst großen Aufwand zu bereiten, das ist Service, der allen Seiten gefällt. Auch die Erfassung von Teilbeträgen, welche auf verschiedene Firmenkonten und womöglich zu verschiedenen Zeitpunkten überwiesen wurden, ist damit kinderleicht. Das sorgt im Bereich des Zahlungsverkehrs für deutlich mehr Übersicht durch Einfachheit."

Weitere passende Informationen zum Thema "Zahlungseingang" finden Sie hier:
"SEPA-Lastschriften im AkquiseManager – neue intelligente Funktionen"
"Individuelle Einstellungen für den Rechnungsversand bei jedem Kunden"
"Fakturex-Erweiterung Rechnungshistorie"
"Rechnungsauswertung - Dauer Zahlungseingang und Fälligkeitstage"