Die Bestückung von Artikeln mit Bildern aus dem FileDrive
Verbesserte Optik und neue Funktion – die neue Artikel-Stammdatenmaske
Ab jetzt können Sie auch Bilder aus dem FileDrive verwenden, um Artikel damit zu bestücken. Hierdurch erhalten Sie neben dem klassischen Upload von Bildmaterial eine zweite Möglichkeit, die Informationen innerhalb Ihres Artikelbestands durch einen visuellen Bestandteil zu erweitern, welcher dann z.B. auch in Belegen sichtbar ist.
Im Zuge der Funktionserweiterung wurden auch Verbesserungen am Aufbau des Artikelstammdatenblattes durchgeführt:
- Sie können nun über einen Navigationspunkt durch die verschiedenen Artikel wechseln
- Die Menüleiste wurden für eine bessere Orientierung zusätzlich mit den Standardicons für jeden Punkt ausgestattet und um die Funktion "Ansicht aktualisieren" ergänzt.
- Die Anzeige "Info" gibt Ihnen Auskunft, wann und von wem der Artikel angelegt und zuletzt bearbeitet wurde.
- Wegen der neu hinzugekommenen Bereiche "Reservierungen" und "Offene Bestellungen" auf der rechten Seite des Fensters wanderte der Bereich "Lieferanten" zur besseren Übersicht auf die linke Seite.
So statten Sie Ihre Artikel mit Bildern aus
Der klassische Upload und das FileDrive
Die Verwendung von Bildmaterial aus dem FileDrive ergänzt jetzt den bereits bekannten Bild-Upload per "Drag and Drop"-Methode/ Dateiauswahl aus dem Verzeichnis.
Klicken Sie auf das FileDrive-Icon am rechten Bildschirmrand. Im erscheinenden Fenster wird darauf der Bildinhalt (JPGs, PNGs, GIFs) Ihres eigenen FileDrives (falls angelegt) angezeigt und steht Ihnen zur Auswahl parat. Wenn noch kein FileDrive explizit für den Gebrauch im Zusammenhang mit Artikelbildern angelegt wurde, so geschieht dies beim ersten Klick auf das Icon automatisch. Der Ordner ist dann allen Administratoren zugänglich (Schaubild 1).
Hinweis: Der FileDrive-Ordner für die Artikelbilder ist so konfiguriert, dass Dateien, im Gegensatz zu normalen FileDrives, nicht automatisch nach einer bestimmten Zeit gelöscht werden. Achten Sie daher auf Ihren Speicherverbrauch.
Vorbereitung für den Upload ins Artikel-FileDrive: die Benennung der Bilder
Richten Sie die Benennung der Bilder am besten nach den Nummern des zugehörigen Artikels aus. Dies dient nicht nur der Übersichtlichkeit, sondern dadurch werden Ihnen die Bilder auch automatisch nach dem Upload auf der rechten Seite des Artikelstammdatenblattes zur Verwendung vorgeschlagen. Eine fortlaufende Nummerierung sollte ebenfalls hier zum Einsatz kommen, wenn es sich um mehrere Bilder handelt.
Beispiel: Die im Schaubild 1 verwendete Artikelnummer lautet "123456". Verwenden Sie also folgendes Dateinamenschema: 123456.1, 123456.2, 123456.3, usw.
Hinweis: Versehen Sie die Dateinamen nur mit der Artikelnummer und nehmen keine Nummerierung vor, so wird diese vom AkquiseManager automatisch der zeitlichen Upload-Reihenfolge nach ergänzt.
Bestückung des FileDrives mit Bildmaterial
Sie können in Ihr Artikelbilder-FileDrive mit den gleichen beiden Vorgehensweisen Bilder hochladen, wie bei den normalen FileDrives:
- Durch einen Upload im Bereich "Mein FileDrive" des Einstellungsmenüs
- Per E-Mail an die zugehörige Adresse (siehe Beschreibungstext auf der rechten Seite des Artikelstammdatenblattes). Es können ausschließlich die Dateiformate ".jpg", ".png", und ".gif" verwendet werden. Beim E-Mail-Upload werden alle anderen Formate aussortiert und verworfen.
Hinweis: Nach dem Upload in das FileDrive durchlaufen die Bilder noch einen Verarbeitungsvorgang im System. Dieser kann, abhängig von der Anzahl und der Größe der hochgeladenen Dateien, ein wenig Zeit in Anspruch nehmen. Kehren Sie nach dem Upload in das Artikelstammblatt zurück, kann es somit vorkommen, dass noch keine passenden Bilder als Vorschlag zur Bestückung des Artikels angezeigt werden, obwohl Sie eine korrekte Benennung vorgenommen haben. Klicken Sie einfach gelegentlich auf den Button "Ansicht aktualisieren" in der Menüleiste um die Vorschläge zu sehen, sobald das Material durch die Verarbeitung lief.
Die Ausstattung der Artikel mit passenden Bildern
Wählen Sie nach dem vollständigen Upload- und Bildverarbeitungsvorgang die gewünschten Bilder aus den Vorschlägen auf der rechten Seite des Fensters aus, indem Sie auf "Bild verwenden" klicken. Das erste hierbei angeklickte Bild wird auch gleichzeitig zum Hauptbild des Artikels. Es ist durch einen doppelten grauen Rahmen markiert. Transparente Flächen sind durch ein graues Schachbrettmuster gekennzeichnet.
Die Auswahl an vorgeschlagenen Bildern bleibt trotz des Gebrauchs im Artikel immer noch ersichtlich. Wählen Sie nach Bedarf deshalb den Punkt "Bild verwenden uns aus FileDrive löschen", um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten und unnötigen Speicherbedarf zu vermeiden.
Tipp: Sie möchten die gleichen Bilder für mehrere Artikel verwenden und diese auch bequem aus der Liste der vorgeschlagenen auswählen können? Dann gehen Sie folgendermaßen vor:
- Legen Sie sich ein Zusatzfeld in den Artikeln an und benennen Sie es z.B. mit "Bildname" ("Einstellungen", "Zusatzfelder", Reiter "Artikel")
- Legen Sie in den Fakturaeinstellungen das neu angelegte Zusatzfeld als neue Grundlage für die automatische Bildsuche fest ("Einstellungen", "Faktura", "Einstellungen", Bereich "Artikel")
- Anschließend können Sie das Zusatzfeld "Bildname" in der Stammdateneingabemaske Ihrer Artikel optional mit einer Bildbezeichnung versehen, nach der der AkquiseManager suchen soll, um Ihnen passende Vorschläge für die Schnellauswahl zu machen. Lassen Sie das Zusatzfeld unausgefüllt, wird es nicht in der Stammdatenübersicht des Artikels angezeigt und das System orientiert sich wieder nach den Artikelnummern, um Ihnen Auswahlen vorzuschlagen, falls Sie dies durch Klick auf die Zusatzoption innerhalb der Artikeleinstellungen wünschen.
Dazu passenden Lesestoff für alle diejenigen, die zum Lagerverwaltungsexperten im AkquiseManager werden wollen, finden Sie hier:
"Das FileDrive im AkquiseManager"
"Der Artikellisten-Import im AkquiseManager"
"Verbesserungen bei der Artikel-Importfunktion"
"Die Preisgruppendefinition"
"Angebote mit Projektpreisen erstellen"
