Belege zusätzlich über Links in den E-Mails zur Verfügung stellen
Zwei Wege zum Abrufen eines per E-Mail verschickten Belegs
Je nach "Schärfegrad" der bei einem Mail-Server eingerichteten Sicherheitseinstellungen kann es beim Erhalt von E-Mails gelegentlich zu kuriosen Phänomenen kommen. Dort wo im Anschreiben noch laut Ankündigung ein Anhang vorliegen sollte, herrscht beim Blick in den entsprechenden Anzeigebereich nur gähnende Leere. Der Anhang wurde wohl fälschlich als vermeintliches Sicherheitsrisiko erkannt und dem Empfänger darum nicht zur Verfügung gestellt. Dumm nur, wenn es sich dabei um eine harmlose Rechnung im PDF-Format mit einem kurzem Zahlungsziel handeln sollte.
Um für eine solche unvorhersehbare Eventualität gewappnet zu sein, gibt Ihnen Fakturex die Möglichkeit, Belege nicht nur im Anhang zu versenden, sondern ebenfalls automatisch einen Link in das Anschreiben der E-Mail einsetzen zu lassen. Über ihn wird die PDF-Datei ebenfalls als Download angeboten. Diese Funktion ist für den Direktversand von E-Mails gedacht, bei dem keine Änderungen an der Nachricht vorgenommen werden können und eine nicht personalisierte System-Textvorlage verwendet wird. Somit können Sie als Absender etwas sicherer sein, dass Ihr Beleg auch vom Empfänger abgerufen werden kann – auf die eine oder andere Weise.
Die Einrichtung des Download-Links
Für die Verwendung des Download-Links für Belege innerhalb von System-Textvorlagen aktivieren Sie zuerst die Funktion unter "Einstellungen", "Faktura", "Einstellungen" im Reiter "Belegversand". Sie könne dabei ebenso festlegen, wie lange der Link Gültigkeit haben soll. Nach deren Ablauf, steht dem Empfänger der Download nicht mehr zur Verfügung.
Als zweites modifizieren Sie die System-Textvorlagen, damit dort zukünftig an den gewünschten Stellen die Download-Links angezeigt werden.
Gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie die entsprechende Textvorlage unter "Einstellungen", "Allgemein", "System-Vorlagen"
Für jeden Beleg, der über den Direktversand geschickt werde kann, finden Sie auch eine passende Textvorlage mit dem Standardanschreiben. Achten Sie dabei genau auf die Angaben zu Bezeichnungen und "Tokens", da diese sich teilweise ähneln. - Modifizieren Sie den Text und setzen Sie den Link ein
Fügen Sie am besten dem Text einen Hinweis hinzu, dass der Empfänger auch weiß, dass er einen Download vornehmen kann [Abb. 1]. Kopieren Sie den Platzhalter für den Downloadlink (inkl. geschweifter Klammern!) und fügen Ihn an der passenden Stelle im Text ein [Abb. 3]. Der zu jedem Beleg passende Link wird darauf beim Direktversand immer automatisch an dieser Position ergänzt. - Sichern Sie Ihre Modifikationen durch eine Klick auf "Speichern" am Ende der Maske
Mehr zum Thema "Belegversand" erfahren Sie hier:
"Sammelrechnungen und automatischer Belegversand"
"Der Belegversand mit onlinebrief24.de"
"Standard-Textvorlagen für den Belegversand über das Nachrichtensystem"
