Beleg- und Angebotsvorlagen

Was bietet die neue Funktion "Beleg- und Angebotsvorlagen"?

Zur Arbeitserleichterung haben wir das Fakturasystem erweitert. Die neue Funktion "Beleg- und Angebotsvorlagen" bietet die Möglichkeit eine Vorlage zu erstellen, die sowohl die allgemeinen Belegtexte, wie Einführungstext und Abschlusstext, als auch die Belegpositionen umfasst.

Welche Differenzierungen gibt es bei den Vorlagen zur Erstellung eines Angebots?

Wir unterscheiden zwischen einer Belegvorlage und einer Positionsvorlage:

• Eine Belegvorlage umfasst einen vollständigen Beleg mit Texten und Positionen. Sie kann nur bei der Anlage eines Belegs angewendet werden. Nachdem die Belegvorlage ausgewählt wurde, kann das Angebot ganz regulär überarbeitet werden. Man kann Positionen hinzufügen oder entfernen, sowie Preise und die Positionsanzeige nach Belieben modifizieren.
• Eine Positionsvorlage beinhaltet mehrere Positionen. Beim Erfassen eines Belegs (z.B. eines Angebots) kann eine Positionsvorlage verwendet werden. Dadurch werden deren Positionen dem Beleg hinzugefügt. Sie können so Ihr Angebot aus verschiedenen Positionsvorlagen nach Belieben zusammensetzen. Die Möglichkeit die Positionen nachträglich zu modifizieren steht Ihnen selbstverständlich auch zur Verfügung.

Beide Vorlagentypen umfassen bei den Positionsdaten alle verfügbaren Funktionen: "Alternativposition", "Rabatt", "Provision", "Textpositionen", "Manuelle Positionen" oder "Artikelbasierte Positionen".

Wie erstelle ich die neuen Vorlagen?

• Um eine komplett neue Vorlage anzulegen, klicken Sie im Menüpunkt "Faktura" auf "Vorlage"
  • Klicken Sie anschließend in der darauf erscheinenden Ansicht auf "Anlegen"
  • Erstellen Sie nun Ihre persönliche Belegvorlagen durch Bearbeitung der markierten Optionen

• Sie haben ebenfalls die Möglichkeit Positionsvorlagen zu erstellen. Diese Option finden sie ebenfalls unter "Faktura" - "Vorlage" - "Anlegen".
  • Erstellen Sie nun Ihre persönliche Positionsvorlagen durch Bearbeitung der markierten Optionen

• Durch Klicken auf "Abschicken" werden Sie im Anschluss aufgefordert, die Spezifikationen der Position zu definieren

Alternativ kann genauso ein bestehender Beleg als Vorlage dupliziert werden. Auch eine Vorlage, die als Belegvorlage oder als Positionsvorlage fungiert, kann frei gewählt werden. Ebenfalls ist beides gleichzeitig möglich.

• Wählen Sie dafür im Bereich "Faktura" "Vorlagen" aus und klicken Sie die zu duplizierende Vorlage an
• Klicken Sie "Duplizieren" und definieren im Anschluss im oben erscheinenden Menü die Art des neuen Belegs und wie mit den bereits bestehenden Positionen verwahren werden soll

• Vergessen Sie nicht zum Schluss das Duplikat umzubenennen und dessen neue Vorlagenart zu definieren

Wie verwende ich die erstellten Vorlagen?

• Rufen Sie wie gewohnt den gewünschten Kunden auf und klicken z.B. auf "Angebot"

• Durch Klicken auf das Dropdown-Menü bei "Vorlage" bekommen Sie nun Ihre vorher erstellten Belegvorlagen zur Auswahl dargestellt

• Wählen Sie den benötigten Vorlagentext und modifizieren Sie den Beleg nach Belieben, z.B. durch Hinzufügen einer Positionsvorlage

• Als Ergebnis erhalten Sie in nur wenig Zeit einen fertigen mit den Vorlagen erstellten Beleg

Ob ein Benutzer die Vorlage verwenden darf, lässt sich in gewohnter Weise über das Berechtigungssystem festlegen.

Welchen Vorteil bietet mir das neue Feature?

Gerade bei wiederkehrenden ähnlichen Angeboten oder Vorgänge bieten diese Vorlagen eine nicht unerhebliche Arbeitserleichterung. Ob die Vorlagen dabei schon den fertigen Beleg bilden oder nur als Arbeitsvorlage dienen, die dann individuell überarbeitet wird, bleibt Ihnen überlassen.