Abschlagszahlungen

Bessere Liquidität und Risikominimierung durch Abschlagszahlungen

Auch wenn Sie bei Kaufverträgen des täglichen Lebens nicht zur Anwendung kommen, sind Abschlagszahlungen sowohl im Privat-, als auch im Geschäftsleben doch recht präsent. Sie werden immer dann eingesetzt, wenn es darum geht, Vorleistungsrisiko bei einem Auftragnehmer zu minimieren. Vor allem bei Werkverträgen ist ein Unternehmer zur Vorleistung verpflichtet. Dies kann bei kleineren Firmen auch durchaus zu zwischenzeitigen finanziellen Engpässen aufgrund plötzlich anfallender hoher Materialkosten führen. Mit Abschlagsrechnungen können diese Engpässe vermieden und die Liquidität des Unternehmens auch hinsichtlich der Abwicklung von Aufträgen anderer Kunden erhalten werden.

In Fakturex sind Sie ab jetzt ebenfalls in der Lage, Abschlagszahlungen korrekt ansetzen, verrechnen und gesetzeskonform belegen zu können. Wie viele Zahlungen Sie mit Ihrem Kunden vereinbaren und ob Sie lieber feste Beträge oder prozentuale Anteile dabei ins Spiel bringen, überlässt das flexible System dabei vollkommen Ihnen. Diese Funktionen sind nur in der Fakturex-Pro-Version vorhanden. Wie man Sie dort aktiviert, zeigen wir Ihnen am Ende des Artikels.

Zur Teilzahlungsrechnung, welche auf den ersten Blick große Ähnlichkeit mit der Abschlagszahlung hat, gibt es aber klare Unterschiede. Auch wenn dieser Beitrag das Thema "Abschlagszahlungen" als Kernpunkt behandelt, wird an der einen oder anderen Stelle bewusst der Vergleich zur Teilzahlungsrechnung gezogen. Dies soll Lesern, die bisher weniger Berührungspunkte mit diesen Belegarten hatten, helfen, die Unterschiede kennenzulernen und zu verstehen, damit sie die beiden Rechnungstypen vielleicht zukünftig selbst vorteilsbringend im eigenen Unternehmen einsetzen können.

Der Einsatz von Abschlagszahlungen in Fakturex

Als Beispiel für die folgenden Erklärungen dient ein fiktiver Betrieb aus der Maschinenbaubranche, welcher einen Auftrag zur Errichtung einer Fertigungsanlage übernommen hat. Vereinbart wurden eine Anzahlung von 25 % des Preises sofort bei Erteilung des Auftrags, die Überweisung von weiteren 35 % bei Fertigstellung der Grundkonstruktion sowie die Zahlung der letzten 40 % nach Abschluss des Auftrags und dessen Abnahme durch den Kunden. Versetzen Sie sich in die Situation des Innendienstmitarbeiters, dessen Aufgabe es nun ist, die Abschlagszahlungen korrekt zu erstellen.

Die Erstellung von Abschlagsrechnungen

Zuerst übermitteln Sie den Gesamtauftrag an den Auftraggeber. Klicken Sie danach für die Anfertigung der ersten Abschlagsrechnung über die Anzahlung in der Belegerstellungsmaske auf den Button "Abschlagszahlung" im mittleren oberen Bereich.

Darauf öffnet sich ein neuer Bereich am oberen Rand des Fensters, der es Ihnen erlaubt einzustellen, wieviel Prozent Sie als Abschlagszahlung verbuchen wollen. Der eingetragene Prozentsatz bezieht sich dabei auf die Gesamtsumme des Auftrags. Ebenfalls könnten Sie hier auch einen festgelegten Betrag statt eines Prozentwerts eingeben. In unserem Fall werden 25 % als erste Abschlagszahlung angesetzt.

Wird die Eingabe durch einen Klick auf den Button "Rechnung erstellen" bestätigt, überführt Sie das System automatisch in eine neue Belegerstellungsmaske. Sie sehen dort den sich ergebenden Abschlagsbetrag des Auftrags als eigene Position aufgeführt.

Die erste Abschlagsrechnung ist damit versandfertig und kann wie gewohnt auf dem gewünschten Weg verschickt werden. Sie enthält Angaben über die zugrundeliegende Gesamtsumme des Auftrags, aus dem die Abschlagszahlung abgeleitet wurde sowie natürlich den Abschlagsbetrag selbst und die aus ihm resultierende Mehrwertsteuer, die gegebenenfalls hinzuaddiert wird.

Hinweis: Abschlagsrechnungen können nur aus Aufträgen generiert werden. Im Vergleich zu Teilzahlungsrechnungen kann dabei sowohl ein Prozentwert, als auch ein Betrag als Abschlagswert eingetragen werden.

In der Belegerstellungsmaske der Abschlagsrechnung finden Sie auf der rechten Seite den Bereich "Zugehörige Belege". Klicken Sie auf den Auftrag, aus dem heraus die Abschlagsrechnung erstellt wurde, um wieder in dessen Maske zurückzukehren.

Gehen wir nun davon aus, dass die Grundkonstruktion der Maschine fertiggestellt wurde. Laut Vereinbarung werden jetzt weitere 35 % der Auftragskosten fällig. Befolgen Sie erneut die Arbeitsschritte von Anfang an und tragen dieses Mal statt der 25 % für die Anzahlung 35 % in die Eingabemaske zur Festlegung des Abschlagsbetrags ein. Nach dem Versand der zweiten Abschlagsrechnung sind zwei der drei vereinbarten Punkte erfüllt. Es bleibt nur noch die Abschlussrechnung.

Erstellung der Abschlussrechnung

Nachdem die ersten beiden Abschlagsrechnungen verschickt wurden, muss nach Fertigstellung und Abnahme der Maschine noch die letzte vereinbarte Zahlung von 40 % des Preises abgerechnet werden. Öffnen Sie dafür den Auftrag und klicken im mittleren oberen Bereich der Belegerstellungsmaske auf den Button "Weiterführen". Wählen Sie im Dropdown-Menü des sich öffnenden Bereichs den Punkt "Rechnung (Abschlagszahlungen: Abschlussrechnung)" und bestätigen Ihre Wahl durch Klick auf den Button "Abschicken".

Tipp: Der Status des Auftragsbelegs kann auch manuell geändert werden. Sollte es nötig sein, so kann der Auftragsvorgang auch abgebrochen werden, indem Sie dem Beleg den gleichnamigen Status zuweisen.

Aus dem Auftrag wird ein Abschlussbeleg generiert, dessen Erstellungsmaske auch eine klare Kennzeichnung in der Überschrift enthält. Versenden Sie den Beleg an den Auftraggeber.

Auf dem Beleg der Abschlussrechnung müssen bestimmte Normen eingehalten werden. Somit werden dort immer folgende Punkte aufgeführt:

• Der Gesamtbetrag des Auftrags und gegebenenfalls die daraus resultierende ergänzte Mehrwertsteuer
• Alle einzelnen geleistet Abschlagszahlungen als Nettobeträge und gegebenenfalls mit der Ausweisung der Bruttobeträge

Hinweise: Im Gegensatz zu den Teilzahlungsrechnungen ist bei Abschlagszahlungen eine Abschlussrechnung Pflicht.
Etwaige aus dem Auftrag resultierende Garantieansprüche beginnen mit dem Leistungsdatum aus der Abschlussrechnung. Bei Teilzahlungen beginnt die Garantiezeit für die Positionen der Teilrechnungen mit dem Leistungsdatum der jeweiligen Teilrechnung.

Alle mit dem Auftrag zusammenhängenden Belege finden Sie auf der rechten Seite innerhalb der Belegerstellungsmaske eines jeden Einzelbelegs als Teile einer übersichtlichen Aufstellung.

So aktivieren Sie die Abschlagsrechnungen

Für die Verwendung von Abschlagszahlungen aktivieren Sie diese unter "Einstellungen", "Faktura", "Einstellungen" unter dem Reiter "Beleg-Typen". Klicken Sie hier die Checkbox "Abschlagszahlungen aus Auftrag" an. Folgende Feineinstellungen können dabei ebenso vorgenommen werden:

• Prozent-Vorbelegung
  Tragen Sie hier einen Wert ein, der schon Ihnen bei der Erstellung einer Abschlagszahlung von vornherein vorgeschlagen wird
• Vorauswahl Betrag nicht als Prozent
  Statt Prozentwerten wird Ihnen standardmäßig die Einstellung eines Betrags bei der Festlegung von Abschlagswerten angeboten

Die restlichen Optionen erlauben Ihnen die Änderung der Begriffe "Teilrechnung" und "Abschlussrechnung" bei verschiedenen Bereichen in unternehmensspezifische Benennungen.

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